Política de Calidad

En Okeytech Tecnología estamos comprometidos con comercializar productos tecnológicos que cumplan con las condiciones ofrecidas a nuestros clientes, manteniendo procesos de revisión, control y mejora continua en la relación con nuestros proveedores, la recepción de mercancía, el almacenamiento y la atención de novedades por calidad.

Esta Política de Calidad establece los lineamientos generales para verificar los productos comercializados, controlar el cumplimiento de los proveedores y gestionar cualquier novedad relacionada con defectos, productos incompletos, diferencias en referencias, colores, cantidades o fallas de funcionamiento.

1. Objetivo

El objetivo de esta política es definir los criterios mínimos de calidad aplicables a los productos comercializados por Okeytech Tecnología, así como los procedimientos de revisión, seguimiento y control de proveedores para garantizar que los productos entregados a los clientes correspondan a lo solicitado, se encuentren en condiciones aptas y cumplan con las características ofrecidas.

2. Alcance

Esta política aplica a:

Productos tecnológicos comercializados por Okeytech Tecnología.

Productos importados o adquiridos a proveedores nacionales o internacionales.

Procesos de compra, recepción, almacenamiento, revisión, despacho y atención de novedades.

Proveedores actuales y futuros vinculados a la operación comercial de Okeytech Tecnología.

Personal encargado de compras, bodega, logística y servicio al cliente.

3. Principios de calidad

Okeytech Tecnología basa su gestión de calidad en los siguientes principios:

Verificar que los productos recibidos correspondan a las referencias, cantidades, colores y características solicitadas.

Revisar que los productos estén completos, en buen estado y aptos para su comercialización.

Realizar pruebas aleatorias de funcionamiento cuando el tipo de producto lo permita.

Gestionar oportunamente las novedades reportadas por clientes o detectadas en bodega.

Mantener comunicación directa con los proveedores para resolver defectos, faltantes o incumplimientos.

Mejorar progresivamente los procesos de control, documentación, trazabilidad y evaluación de proveedores.

4. Selección de proveedores

Okeytech Tecnología trabaja principalmente con proveedores con los que ha construido relaciones comerciales de confianza a través del tiempo.

La selección de proveedores se basa en la experiencia previa, calidad de los productos entregados, cumplimiento comercial, capacidad de respuesta, disponibilidad de referencias, precios competitivos y soporte frente a novedades.

Aunque actualmente no se exige de manera obligatoria la presentación de certificaciones, fichas técnicas o licencias para todos los productos, Okeytech Tecnología podrá solicitar estos documentos cuando el tipo de producto, la negociación, la importación, el cliente o las condiciones legales y comerciales lo requieran.

5. Estándares mínimos de calidad del producto

Todo producto adquirido por Okeytech Tecnología debe cumplir, como mínimo, con las siguientes condiciones:

Corresponder a la referencia solicitada.

Coincidir con las características acordadas con el proveedor.

Llegar en cantidades completas según la orden de compra.

Tener colores, modelos, versiones o especificaciones conforme a lo solicitado.

Estar en condiciones aptas para su comercialización.

Incluir accesorios, piezas, cables, empaques o elementos correspondientes, cuando aplique.

Presentar empaque adecuado para su almacenamiento, transporte y venta.

No evidenciar daños visibles, golpes, humedad, deterioro o manipulación inadecuada.

Funcionar correctamente en las pruebas aleatorias realizadas, cuando aplique.

6. Control de calidad en la recepción de mercancía

Cuando los productos ingresan a la bodega de Okeytech Tecnología, el equipo de bodega y logística realiza una revisión inicial de la mercancía recibida.

Este proceso puede incluir:

Organización de la mercancía por referencia.

Conteo de cajas recibidas.

Verificación de cantidades frente al pedido realizado.

Revisión de colores, modelos y referencias disponibles.

Apertura de cajas para validar contenido.

Verificación de accesorios y elementos incluidos.

Revisión visual del estado de empaques y productos.

Pruebas aleatorias de funcionamiento en ciertos productos.

Identificación de cajas incompletas, productos faltantes o novedades visibles.

Este control permite detectar diferencias entre lo solicitado y lo recibido, así como posibles novedades de calidad antes de que los productos sean comercializados o despachados a los clientes.

7. Responsables del control de calidad

Los auxiliares de bodega y logística son los encargados de realizar la revisión inicial de los productos recibidos.

La dirección o persona responsable de compras podrá intervenir cuando se detecten novedades relevantes, defectos repetitivos, diferencias importantes en cantidades, problemas con referencias o incumplimientos por parte del proveedor.

Cuando sea necesario, el equipo comercial o de servicio al cliente podrá apoyar en la validación de productos reportados por clientes.

8. Registro de novedades

Okeytech Tecnología podrá implementar registros internos para documentar novedades detectadas en la recepción, almacenamiento, despacho o atención posventa.

Estos registros podrán incluir:

Fecha de recepción.

Proveedor.

Referencia del producto.

Cantidad recibida.

Cantidad afectada.

Tipo de novedad.

Evidencia fotográfica o en video.

Acción tomada.

Respuesta del proveedor.

Estado final del caso.

Aunque actualmente el proceso se realiza de manera operativa y manual, Okeytech Tecnología buscará fortalecer la trazabilidad de las novedades para tomar mejores decisiones de compra y control de proveedores.

9. Documentación de productos y proveedores

Okeytech Tecnología podrá solicitar a sus proveedores documentos de soporte cuando sean necesarios, tales como:

Fichas técnicas.

Certificados de calidad.

Información de uso del producto.

Documentos de importación.

Garantías del proveedor.

Certificados o permisos aplicables según el tipo de producto.

Soportes de marca, cuando aplique.

En el caso de productos genéricos o marcas propias, la empresa podrá manejar la documentación disponible de acuerdo con la naturaleza del producto y los requerimientos comerciales o legales aplicables.

10. Trazabilidad de lotes y referencias

Okeytech Tecnología procurará mantener un control interno de los productos recibidos por referencia, proveedor y fecha de ingreso.

Este control permitirá identificar de manera más clara el origen de una novedad, el proveedor asociado, la fecha aproximada de compra y las posibles referencias afectadas.

La trazabilidad podrá realizarse mediante facturas, órdenes de compra, guías de transporte, registros internos, fotos, videos o cualquier soporte que permita relacionar el producto con el proveedor correspondiente.

11. Cumplimiento logístico de proveedores

Okeytech Tecnología reconoce que los procesos de compra, producción, envío, importación y nacionalización pueden variar dependiendo del país de origen, disponibilidad del proveedor, tiempos de fabricación, transporte internacional, trámites aduaneros y condiciones externas.

En productos importados, especialmente provenientes de China, los tiempos de compra, producción, envío y nacionalización pueden superar los 4 meses, dependiendo de las condiciones del proveedor y la operación logística.

Aunque actualmente no se aplican sanciones automáticas por retrasos, Okeytech Tecnología podrá llevar seguimiento al cumplimiento de los proveedores con base en:

Tiempos de producción.

Tiempos de despacho.

Cumplimiento de cantidades.

Cumplimiento de referencias.

Comunicación durante el proceso.

Respuesta ante retrasos.

Impacto del retraso en la operación comercial.

Este seguimiento permitirá mejorar la planeación de compras, inventario y disponibilidad de productos.

12. Manejo de productos defectuosos o no conformes

Cuando se detecten productos defectuosos, incompletos, diferentes a lo solicitado o fuera de las condiciones acordadas, Okeytech Tecnología gestionará la novedad directamente con el proveedor.

Para esto, se podrán enviar soportes como:

Fotos del producto.

Videos de funcionamiento o falla.

Descripción del defecto.

Cantidad de unidades afectadas.

Referencia del producto.

Fecha de recepción.

Evidencia del empaque o lote, cuando aplique.

Dependiendo del caso, Okeytech Tecnología podrá solicitar al proveedor una solución como descuento comercial, reposición de productos, envío de piezas, compensación en futuras compras o reemplazo de unidades defectuosas.

En productos importados, cuando el costo de retorno al proveedor sea demasiado alto, Okeytech Tecnología podrá conservar los productos defectuosos en bodega mientras se define su destino, reparación, aprovechamiento parcial, baja o disposición final.

13. Criterios de rechazo o revisión especial

Okeytech Tecnología podrá rechazar, inmovilizar o someter a revisión especial productos que presenten:

Fallas de funcionamiento.

Diferencias frente a la referencia solicitada.

Colores, modelos o cantidades incorrectas.

Faltantes de accesorios.

Cajas incompletas.

Empaques deteriorados.

Daños visibles.

Evidencia de humedad, golpes o manipulación inadecuada.

Alto nivel de defectos en una misma referencia.

Reclamos repetitivos de clientes.

Productos que no cumplan con las características ofrecidas por el proveedor.

14. Evaluación y seguimiento de proveedores

Okeytech Tecnología podrá evaluar periódicamente a sus proveedores con base en criterios como:

Calidad del producto recibido.

Cantidad de defectos reportados.

Cumplimiento en cantidades entregadas.

Cumplimiento en referencias solicitadas.

Puntualidad en producción y entrega.

Claridad en la comunicación.

Capacidad de respuesta ante novedades.

Disposición para reconocer defectos o incumplimientos.

Reposición, descuento o compensación ofrecida.

Historial de relación comercial.

Esta evaluación podrá realizarse de forma semestral o anual, según la importancia del proveedor, volumen de compra y frecuencia de novedades.

15. Clasificación interna de proveedores

Para mejorar el control de compras, Okeytech Tecnología podrá implementar una clasificación interna de proveedores bajo un sistema simple de seguimiento:

Proveedor verde: proveedor confiable, con buena calidad, pocas novedades, cumplimiento aceptable y buena capacidad de respuesta.

Proveedor amarillo: proveedor con novedades ocasionales, retrasos, fallas puntuales o necesidad de seguimiento más frecuente.

Proveedor rojo: proveedor con defectos recurrentes, incumplimientos frecuentes, mala respuesta, problemas de calidad o impacto negativo en la operación.

Esta clasificación servirá como herramienta interna para decidir continuidad, reducción de compras, negociación de mejores condiciones o búsqueda de nuevos proveedores.

16. Sostenibilidad y responsabilidad ambiental

Okeytech Tecnología reconoce la importancia de incorporar progresivamente criterios de sostenibilidad en su operación y en la relación con proveedores.

Como parte de este compromiso, la empresa podrá priorizar, cuando sea posible:

Productos con empaques más eficientes o reciclables.

Proveedores que reduzcan materiales innecesarios en el empaque.

Mejor planificación de compras para reducir reprocesos y desperdicios.

Optimización de despachos para disminuir impactos logísticos.

Revisión de alternativas responsables para productos defectuosos o electrónicos no aptos para la venta.

Reducción de mercancía dañada mediante mejores controles de calidad.

Aunque estos criterios se implementarán de manera gradual, Okeytech Tecnología buscará avanzar hacia una operación más responsable, eficiente y consciente del impacto ambiental.

17. Mejora continua

Okeytech Tecnología se compromete a mejorar progresivamente sus procesos de calidad, control de proveedores, recepción de mercancía y atención de novedades.

Esto incluye fortalecer los registros internos, documentar mejor las novedades, identificar proveedores críticos, reducir defectos recurrentes y tomar decisiones de compra con base en datos, experiencia y cumplimiento.

La mejora continua permitirá ofrecer productos más confiables, reducir pérdidas operativas y brindar una mejor experiencia a los clientes.

18. Aceptación y aplicación de la política

Esta Política de Calidad será aplicada por Okeytech Tecnología en sus procesos internos de compra, recepción, almacenamiento, revisión, despacho y seguimiento de proveedores.

Su aplicación busca proteger la operación de la empresa, fortalecer la relación con clientes y proveedores, y garantizar que los productos comercializados cumplan con las condiciones ofrecidas.